Digitale Poststelle: Intelligente Verarbeitung der Eingangspost

Methoden der Semantik und KI (Künstliche Intelligenz) machen digitale Postverarbeitung profitabel

Mit der digitalen Poststelle lassen sich dokumentbasierte Geschäftsprozesse hoch effizent gestalten. IM ECM (Enterprise Content Management) ist die Poststelle ein zentraler Eingangsspunkt für alle Informationen aus unterschiedlichen Quellen in verschiedener Art und Form. Eine digitale Poststelle erfasst, analysiert, klassifiziert, verteilt die eingehenden Dokumente automatisch und stößt automatisch weiterverarbeitende Prozesse an. Dokumente werden so zu Informationen, die für alle Unternehmensbereiche zentral zugänglich sind.

Ziel einer digitialen Poststelle ist:

• Postverarbeitungs-Prozesse zu automatisieren und damit zu beschleunigen
• Bearbeitungszeiten zu senken und damit Kundenzufriedenheit zu steigern
• doppelte Arbeitsschritte zu vermeiden
• einheitliche Regeln auf allen Kommunikationswegen
• Wissen unternehmensweit zugänglich zu machen
• Mitarbeiter von Routinetätigkeiten zu entlasten
• Senkung der Bearbeitungs- und Betriebskosten

Die moderne digitale Poststelle beschränkt den kostspieligen manuellen Aufwand bei der Postsortierung (Worum geht es?) und Postverarbeitung (Was ist zu tun?) auf das heute technisch mögliche Minimum. Die selbstlernende Poststelle optimiert sich aufgrund intelligenter Technologien während des Betriebs: sie lernt aus dem Verhalten der Mitarbeiter bei der Bewertung von eingehenden, dokumentbasierten Informationen.

5 gute Gründe eingehende Post automatisch zu verarbeiten

Der „digitale Kunde“ erwartet heutzutage schnelle Reaktionszeiten und vollständige Antworten auf seine Anfragen an Serviceunternehmen. Kein nachhaltig agierendes Unternehmen kann es sich leisten, den Kunden durch lange Bearbeitungszeiten und damit mangelnde Serviceleistung zu verlieren. Dennoch bearbeiten viele Unternehmen ihre Post noch manuell, was teuer und hochgradig ineffizient ist. Viele Post-Verarbeitungsprozesse sind mittels intelligenter selbstlernender Softwarelösungen zuverlässig automatisierbar.

(1) Prozesse optimieren
Bearbeitungszeit verkürzen, Arbeitsaufwand minimieren, zukunftsorientiert Prozesse gestalten, schnelle Implementierung, automatische Weiterverarbeitung, einfache Anbindung an Drittsysteme

(2) Servicequalität steigern
Transparenz in der Kundenbetreuung, Monitoring des Kundendialogs, einheitliche Service-Level

(3) Kunden binden
schnelle Reaktionszeit, vollständige Antworten schaffen zufriedene Kunden und damit die Grundlage für dauerhafte Umsätze

(4) Zeitersparnis
Mitarbeiter effizient einsetzen, Verarbeitung aller Dokumentenarten in einer Lösung

(5) Informations-Qualität steigern
frühe Digitalisierung von Informationen ermöglicht medienbruchfreie Workflows